INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI DIPENDENTI

UP LAVORO

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

La Società UP AGENZIA PER IL LAVORO S.P.A., per lo svolgimento della propria attività, tratta i dati personali dei dipendenti. Si rende di seguito informativa sul trattamento dei dati ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679.

1. Finalità e base giuridica del trattamento

UP AGENZIA PER IL LAVORO S.P.A. tratta i dati personali dei dipendenti al fine di adempiere alle obbligazioni contrattuali, gestire gli aspetti giuslavoristici, fiscali, assistenziali, contributivi e retributivi e, in caso di smart working, gestire le esigenze organizzative.

Il trattamento riguarda le fasi di instaurazione, gestione, esecuzione e cessazione del rapporto di lavoro e i conseguenti adempimenti derivanti da obblighi di legge, dai contratti di lavoro collettivi ed aziendali, da obblighi amministrativi, contributivi, previdenziali, assistenziali, contabili, fiscali, finanziari, assicurativi, formativi, di igiene e tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché dagli adempimenti derivanti dalle attività in materia di welfare e di sicurezza dei sistemi informatici, delle reti e delle informazioni aziendali e dalla gestione dei permessi e congedi vari.

Le basi giuridiche del trattamento dei dati “comuni” sono l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del Regolamento UE 2016/679, relativo all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte, e l’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del Regolamento UE 2016/679, relativo all’adempimento degli obblighi di legge da parte del Titolare del trattamento.

Le basi giuridiche del trattamento dei dati “particolari” sono l’articolo 9, paragrafo 2, lettera b) del Regolamento UE 2016/679, relativo al trattamento necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale; l’articolo 9, paragrafo 2, lettera f), relativo al trattamento necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; e l’articolo 9, paragrafo 2, lettera h), relativo al trattamento necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro e valutazione della capacità lavorativa del dipendente.

2. Tipologia e fonte dei dati personali trattati

I dati personali oggetto di trattamento sono quelli da Lei forniti e possono essere sia dati personali comuni che particolari. È possibile che, per specifiche esigenze normative, il Titolare tratti anche dati dei Suoi familiari; in tal caso La invitiamo a prendere visione anche dell’informativa di cui al documento UP-GDPR-004.

I dati personali trattati comprendono dati “comuni” identificativi e di contatto, a titolo esemplificativo e non esaustivo nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, numero del documento d’identità, sesso, contatti telefonici, titolo di studio e dati del CV, IBAN e immagine in formato digitale; dati “particolari” di cui all’articolo 9 del Regolamento UE 2016/679, a titolo esemplificativo dati relativi alla salute, appartenenza sindacale e opinioni politiche; e dati “giudiziari” di cui all’articolo 10 del Regolamento UE 2016/679.

3. Principi del trattamento

Il trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, tutela della riservatezza e tutela dei diritti dell’interessato, ai sensi degli articoli 5 e seguenti del Regolamento UE 2016/679.

4. Modalità e luogo del trattamento

Il trattamento dei dati viene effettuato sia presso la sede legale che presso le sedi secondarie della Società.

I dati possono essere trattati, per conto della Società, sia da soggetti interni, autorizzati al trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 29 del Regolamento UE 2016/679 e specificamente informati ed addestrati, sia da soggetti esterni, formalmente designati come Responsabili esterni del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679.

Il trattamento può essere effettuato sia con modalità cartacee che elettroniche, nel rispetto delle misure di sicurezza predisposte dalla Società.

5. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento

Il conferimento dei dati è obbligatorio: in mancanza sarà impossibile per il Titolare del trattamento procedere alla regolarizzazione del rapporto di lavoro ed alla gestione degli adempimenti legali ad esso connessi.

6. Comunicazione dei dati

I dati trattati non saranno oggetto di divulgazione e di diffusione a terzi se non nei casi previsti dalla normativa vigente.

I dati personali potranno essere comunicati, per specifiche finalità, a soggetti che procedono al trattamento in qualità di Titolari autonomi del trattamento, a fronte di specifico rapporto contrattuale e definizione dei reciproci ruoli, o di Contitolari del trattamento, ove previsto, sulla base di uno specifico Accordo di Contitolarità, o come Responsabili esterni del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679.

I possibili destinatari appartengono alle seguenti categorie:

• soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizioni di legge previste dal diritto dell’Unione Europea o da quello dello Stato membro cui è soggetto il Titolare del trattamento;
• soggetti che trattano i dati autonomamente, come Titolari del trattamento, come Responsabili esterni del trattamento all’uopo nominati o come Contitolari sulla base di uno specifico Accordo di Contitolarità. A titolo esemplificativo, operano come autonomi Titolari del trattamento istituti bancari e assicurativi, studi legali e notarili, società che offrono servizi di payroll, casse di previdenza sociale, società che offrono servizi di welfare, medico competente per l’adempimento degli obblighi in materia di Sicurezza e Salute sui Luoghi di Lavoro, servizi postali, centri di servizio, società o consulenti incaricati di fornire servizi al Titolare del trattamento, nei limiti delle finalità per le quali sono stati raccolti, Enti Pubblici quali INPS e INAIL, Fondi e Casse, anche privati, di previdenza e assistenza e Organizzazioni sindacali cui Lei abbia conferito specifico mandato. Possono, invece, operare come Responsabili esterni del trattamento, a titolo esemplificativo, società di assistenza e consulenza informatica nonché di progettazione e realizzazione di software e/o siti Internet, società e consulenti fiscali, del lavoro e per la selezione, formazione e valutazione del personale e altri consulenti e/o professionisti esterni che trattano dati per conto del Titolare del trattamento;
• pubblici ufficiali e/o autorità giudiziarie, in caso di richiesta.

L’eventuale comunicazione dei Suoi dati personali avverrà nel pieno rispetto del Regolamento UE 2016/679 e del D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i., oltre che delle misure tecniche e organizzative predisposte dalla Società per garantire un adeguato livello di sicurezza.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile presso la sede legale del Titolare e sarà fornito previa richiesta scritta al Titolare del trattamento.

7. Trasferimento dei dati verso un Paese terzo e/o un’organizzazione internazionale e garanzie

I dati di natura personale forniti non saranno trasferiti all’estero in Paesi extra UE.

8. Conservazione dei dati (data retention)

I dati conferiti verranno conservati nei nostri archivi, sia cartacei che elettronici, per le finalità di cui al precedente punto 2 per 10 anni, come stabilito dall’articolo 2220 del Codice Civile, fatti salvi eventuali ritardati pagamenti dei corrispettivi o altre esigenze che ne giustifichino il prolungamento in base alla normativa vigente.

9. Processi automatizzati

Il Titolare del trattamento non intende utilizzare processi decisionali automatizzati, ivi compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento Europeo.

10. Diritti degli interessati

Nella Sua qualità di INTERESSATO, ha i diritti di cui all’articolo 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679. In particolare, ha il diritto di:

• accedere ai Suoi dati personali;
• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• ottenere informazioni sull’origine dei dati, sulle finalità e modalità del trattamento, sulla logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, sugli estremi identificativi del Titolare e dei Responsabili e sui soggetti o sulle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
• ottenere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati ai sensi dell’articolo 16 del Regolamento UE 2016/679;
• ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compreso il cosiddetto “Diritto all’Oblio”, ai sensi dell’articolo 17 del Regolamento UE 2016/679;
• chiedere la limitazione del trattamento ai sensi dell’articolo 18 del Regolamento UE 2016/679;
• ottenere attestazione che le operazioni di aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione o blocco siano state portate a conoscenza dei soggetti ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, salvo che ciò risulti impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• opporsi, in tutto o in parte e per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento UE 2016/679;
• ottenere la portabilità dei Suoi dati personali ai sensi dell’articolo 20 del Regolamento UE 2016/679, purché rientranti nell’ambito dei dati per i quali è consentita la portabilità;
• proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

11. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

UP Agenzia per il Lavoro S.p.A.

Via Portonovo, 808/C
40059 Medicina (BO)

Email: privacy@uplavoro.com

12. Responsabile della protezione dei dati / Data Protection Officer (RPD/DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati Personali, designato ai sensi dell’articolo 37 del Regolamento UE n. 2016/679, è la Dott.ssa Rosa Barbano di Maggio.

Email: dpo@uplavoro.com